Entrada de mercancia y OCR en Trazabilidad Express

Este es el tercer articulo de nuestra serie de guias de uso. Despues de configurar tu cuenta y dar de alta proveedores e ingredientes, el siguiente paso del dia a dia es registrar la mercancia que recibes. En Trazabilidad Express puedes hacerlo manualmente en segundos o escanear el albaran con la camara para que la inteligencia artificial extraiga los datos por ti.

Que es una entrada de mercancia y por que importa

Una entrada de mercancia es el registro de lo que recibes de tus proveedores: que ingredientes, en que lotes, con que fecha de caducidad y en que fecha entraron a tu obrador. Es el primer eslabon de la trazabilidad hacia atras — el principio de "un paso atras" que exige el Reglamento CE 178/2002.

¿Por que es tan importante? Porque si un dia sanidad te pregunta de donde viene la harina que usaste en una produccion concreta, necesitas poder rastrear: proveedor → lote de entrada → fecha de recepcion. Sin este registro, la cadena de trazabilidad se rompe.

En la practica, este registro sustituye al clasico cuaderno de recepciones o a las fotocopias de albaranes que se van acumulando en una carpeta. Con Trazabilidad Express, todo queda digitalizado, buscable y listo para generar informes con un clic.

Como registrar una entrada manualmente

Ve a Entrada de Mercancia desde la barra lateral o la barra inferior del movil. Pulsa el boton "Nueva entrada" para abrir el formulario.

Seleccionar proveedor y fecha

Lo primero es elegir el proveedor del desplegable. Si el proveedor no existe todavia, puedes crearlo en el momento desde la propia pagina de ingredientes o desde la seccion de proveedores.

La fecha de entrada se rellena automaticamente con la fecha de hoy, pero puedes cambiarla si estas registrando un albaran de dias anteriores.

Anadir ingredientes, lotes y caducidades

Debajo del proveedor veras una tabla donde anadir los ingredientes que has recibido. Para cada linea necesitas:

• Ingrediente: selecciona del desplegable (solo muestra ingredientes ya dados de alta)
• Numero de lote: el lote que aparece en el albaran o en el envase del proveedor
• Fecha de caducidad: la fecha de consumo preferente o caducidad del ingrediente

Puedes anadir tantas lineas como ingredientes tenga el albaran pulsando "+ Ingrediente". Es habitual registrar 3-10 ingredientes por entrada, dependiendo del proveedor.

Lote automatico (INT-YYYYMMDD)

Si el albaran del proveedor no incluye numero de lote (algo bastante comun en proveedores locales), la app genera automaticamente un lote interno con formato INT-YYYYMMDD basado en la fecha de entrada. Por ejemplo, una entrada del 2 de marzo de 2026 generaria el lote INT-20260302.

Este lote interno te permite mantener la trazabilidad incluso cuando el proveedor no facilita un numero de lote propio. Es un sistema de respaldo que garantiza que nunca te quedes sin referencia de lote.

Consejo: Siempre que el proveedor indique lote en el albaran o en el envase, usa ese. El lote automatico es para los casos en que no hay otro.

Escanear albaranes con OCR e inteligencia artificial

Aqui es donde Trazabilidad Express marca la diferencia respecto a otros sistemas de trazabilidad. En vez de copiar los datos del albaran a mano, puedes sacarle una foto y dejar que la IA lo procese.

Como funciona el escaner

En la parte superior de la pagina de Entrada de Mercancia veras la zona de escaneo OCR. Tienes dos opciones:

• Hacer una foto con la camara — pulsa el icono de camara y apunta al albaran. Ideal cuando estas en el obrador recibiendo mercancia.
• Subir una imagen o PDF — arrastra un archivo o seleccionalo desde tu dispositivo. Util si te han enviado el albaran por email en PDF.

La app acepta imagenes en JPG, PNG, WebP y HEIC (formato nativo de iPhone), ademas de archivos PDF. El tamano maximo es de 10 MB.

Una vez seleccionado el archivo, la app lo envia a un servicio de OCR con inteligencia artificial que analiza el documento y extrae la informacion automaticamente.

Que datos extrae automaticamente

El sistema OCR lee el albaran y extrae:

Dato	Ejemplo
Proveedor	Nombre, razon social y NIF
Fecha del albaran	La fecha que aparece en el documento
Ingredientes	Nombre de cada producto listado
Numeros de lote	Si aparecen en el albaran
Fechas de caducidad	Si aparecen en el albaran

Si el proveedor detectado no existe en tu base de datos, la app lo crea automaticamente con los datos extraidos (nombre, razon social, NIF). Lo mismo ocurre con los ingredientes nuevos — se crean al vuelo con deteccion automatica de alergenos.

Revisar y completar tras el escaneo

Despues del escaneo, el formulario se rellena automaticamente con los datos detectados. Veras un resumen que indica:

• Si se detecto el proveedor (y si se creo uno nuevo)
• Cuantos ingredientes se extrajeron
• Si faltan lotes o fechas de caducidad en alguna linea

Importante: el OCR es una ayuda, no un sustituto de tu revision. Siempre conviene repasar que los datos extraidos sean correctos antes de guardar, especialmente los numeros de lote y las fechas. Los albaranes escritos a mano o con mala calidad de impresion pueden dar resultados parciales.

Una vez revisado, pulsa "Guardar entrada" y los datos quedan registrados. Si falta algun dato (como el lote de un ingrediente concreto), puedes editarlo mas tarde desde la propia lista de entradas.

Lotes disponibles y sistema FEFO

Cada entrada de mercancia alimenta la vista de lotes disponibles de la app. Cuando vayas a registrar una produccion, veras los lotes ordenados por el sistema FEFO (First Expired, First Out) — los ingredientes que caducan antes aparecen primero para que los uses antes.

Este orden FEFO es una buena practica de seguridad alimentaria que evita que se te queden ingredientes antiguos en el almacen mientras usas los mas recientes. Es lo que recomiendan las guias APPCC y lo que un inspector de sanidad espera ver en tu obrador.

La app tambien controla las fechas de caducidad: los lotes caducados se marcan visualmente para que no los uses por error en una produccion.

Editar y eliminar entradas

Todas las entradas de mercancia se pueden gestionar desde la lista principal:

• Editar: pulsa el icono de lapiz en cualquier entrada para modificar el lote, la fecha de caducidad, la fecha de entrada o el proveedor. La edicion es inline — sin cambiar de pagina.
• Eliminar: pulsa el icono de papelera. Te pedira confirmacion antes de borrar. Solo se pueden eliminar entradas que no esten vinculadas a producciones.
• Filtrar: usa los filtros de la parte superior para buscar por texto, proveedor, ingrediente o rango de fechas. Muy util cuando tienes cientos de entradas acumuladas.

Preguntas frecuentes

¿Que datos tiene que tener un albaran para la trazabilidad?

Como minimo: nombre del proveedor, descripcion del producto, numero de lote (o referencia que identifique la remesa) y fecha. Si el albaran incluye fecha de caducidad, mejor aun. El Reglamento CE 178/2002 exige poder identificar al proveedor inmediato y vincular cada materia prima con su origen.

¿Puedo escanear albaranes con el movil?

Si. La funcion de OCR funciona directamente desde la camara del movil. Abre la pagina de Entrada de Mercancia, pulsa el icono de camara, haz la foto del albaran y la IA lo procesa en segundos. Tambien puedes subir fotos ya hechas o PDFs.

¿Que pasa si el albaran no tiene numero de lote?

La app genera automaticamente un lote interno con formato INT-YYYYMMDD basado en la fecha de entrada. Asi mantienes la trazabilidad incluso sin lote del proveedor. Eso si, cuando el proveedor facilita lote, es mejor usar ese porque permite rastrear el origen con mayor precision.

¿Cuanto tiempo hay que guardar los registros de entrada?

El Reglamento CE 178/2002 establece que los registros de trazabilidad deben conservarse un minimo de 5 anos. Con Trazabilidad Express, todo queda almacenado en la nube de forma indefinida — no tienes que preocuparte de perder papeles o cuadernos.

¿El OCR funciona con albaranes escritos a mano?

El sistema de inteligencia artificial puede leer albaranes escritos a mano, pero la precision depende de la legibilidad de la escritura. Para albaranes impresos o PDFs, la precision es muy alta. Para los escritos a mano, conviene revisar los datos extraidos con mas atencion antes de guardar.

Conclusion

Registrar la entrada de mercancia es el paso que conecta a tus proveedores con tu produccion diaria. Con Trazabilidad Express puedes hacerlo manualmente en segundos o escanear el albaran con OCR e inteligencia artificial para que la app rellene los datos por ti. El sistema FEFO se encarga de que siempre uses primero los ingredientes que caducan antes, y todo queda registrado para la trazabilidad hacia atras que exige la normativa.

En el proximo articulo de esta serie veremos como crear recetas y registrar la produccion diaria con asignacion de lotes. Si todavia no has probado Trazabilidad Express, empieza tu prueba gratuita de 14 dias y comprueba lo facil que es digitalizar tus albaranes.